„Jak zarządzać kredytem kupieckim w dobie niepewnej sytuacji gospodarczej”

Jak zarządzać kredytem kupieckim w dobie niepewnej sytuacji gospodarczej?

Coraz trudniej managerom zarządzającym ryzykiem jest ocenić istotne czynniki związane ze zmienną sytuacją gospodarczą i geopolityczną oraz prognozować siłę wpływu na branże, w której funkcjonują. W tak niepewnej rzeczywistości konieczna jest elastyczność i zdolność adaptowania się organizacji do zmian uwzględniając różne scenariusze i w taki sposób, żeby ograniczyć ryzyko i zapewnić stabilny rozwój jak również pozostać konkurencyjnym. Począwszy od skutków i obostrzeń związanych z pandemią Covid-19, po zmiany w otoczeniu regulacyjnym, w tym w kwestiach podatkowych, czy też związanych z wynagrodzeniami, jak również rosnąca inflacja, ceny energii i paliw znacząco wpłynęły na myślenie przedsiębiorców na temat zarządzania ryzykiem, w tym szczególnie ryzyka windykacyjnego i spowodowały, że coraz więcej poważnie podchodzi do organizacji polityki udzielania kredytu kupieckiego, monitorowania płatności i procesu windykacji należności. Zmiany rynkowe zmuszają managerów zarządzających ryzykiem do przygotowania strategii zarządzania płynnością w sposób jak najbardziej efektywny i minimalizujący ryzyko powstawania zatorów płatniczych. Skuteczna procedura udzielania finansowania odbiorcom, monitoring płatności i zorganizowany proces windykacji to jeden z kluczowych elementów zarządzania finansami przedsiębiorstwa produkcyjnego, usługowego i dystrybucyjnego.

Pierwsze sygnały od dyrektorów finansowych o zwiększeniu rygoru w ustalaniu wysokości i dostępności kredytu kupieckiego zaczęliśmy otrzymywać z początkiem roku 2022r. Jeszcze w dwóch poprzednich latach działania skupiały się na ograniczeniu sprzedaży terminowej i próbach zaliczkowania usług i towaru. Firmy podchodziły rygorystycznie do oceny zdolności kredytowej kontrahenta, a wielu przypadkach rezygnowały ze sprzedaży terminowej z obawy przed dużym ryzykiem. W branżach, w których dostępność towaru jest ograniczona i popyt przewyższa podaż, jest szansa zachować konkurencyjność na rynku przy takich założeniach. Niestety branże szczególnie usługowa, aby zachować oczekiwany wzrost przychodu po części usługi sprzedają z płatnością z dołu tak jak robi to konkurencja, a nie widząc optymistycznych prognoz na stabilizację w gospodarce udoskonalają rozwiązania związane z zarządzaniem płynnością. Warto szczególnie przyjrzeć się obszarom tj. ocena wiarygodności płatniczej kontrahenta, właściwe dokumentowanie transakcji handlowych i ustaleń dot. płatności, zabezpieczenia kredytu kupieckiego jak również monitoring płatności i procedura windykacji

Warunkiem współpracy opartej na zaufaniu pomiędzy firmami jest uczciwość i kompetencje partnerów biznesowych. Ustalona dokładnie instrukcja procesu weryfikacji kontrahenta pozwala ograniczyć ryzyko nieudanych transakcji i finansowych strat związanych z nieskuteczną egzekucją długów. Co za tym sprawdzać i jak scoringować klientów? Większość ekspertów ds. zarządzania wierzytelnościami rekomenduje kilkustopniową weryfikację począwszy od oceny formalnej rodzaju prowadzonej działalności, stażu w branży, historii działalności w rejestrach i statusu podatkowego.

W następnej kolejności sprawdzana jest wiarygodność płatnicza. Za wiarygodność płatniczą w obszarze B2B uważa się zdolność kredytową szacowaną na podstawie oceny wskaźników ekonomicznych wg danych ze sprawozdania finansowego, jak również informacji negatywnych i pozytywnych dotyczących terminowości regulowania zobowiązań wynikających z faktur oraz należności uiszczanych do instytucji finansowych. Możliwość weryfikacji danych tzw. moralności płatniczej daje dostęp do biur informacji gospodarczej udostępniających informacje gospodarcze i wywiadowni gospodarczych podających scoring na podstawie danych przekazywanych przez instytucje finansowe. Weryfikację nierzadko poszerza się o gruntowne sprawdzenie kompetencji osób zarządzających spółką i ich historię w rejestrach działalności gospodarczej wraz z informacją o wcześniej prowadzonych biznesach. Szczególnie istotnym jest sprawdzenie, czy zarządzający firmą klient miał tendencje do nieregulowania zobowiązań wcześniej. Biura informacji gospodarczej oferują już nie tylko dostęp do informacji gospodarczej w rozumieniu Ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, ale również do informacji o podmiotach powiązanych, informacji z rejestrów giełd wierzytelności oraz danych o postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych lub sanacyjnych. Informacje te można uzupełnić o dane dostarczane przez wywiadownie gospodarcze w tym wykaz ruchomości i nieruchomości oraz dane dotyczące wybranych wskaźników analizy finansowej. Ilość danych dostępnych do analizy jak obecnie na tyle duża, że nie lada wyzwaniem dla zarządzających ryzykiem jest utworzenie skutecznych algorytmów scoringujących potencjalnych klientów i branże, w taki sposób, żeby optymalizować poziomy limitu kredytu kupieckiego, wymaganych zabezpieczeń czy ustalonych terminów płatności.

Równie istotne jest zabezpieczenie formalne transakcji i wprowadzenie wymagań dla sił sprzedaży w zakresie kompletowania dokumentacji związanej z transakcją handlową. W dobrze zorganizowanych w tym zakresie organizacjach rzadko już spotykamy się sytuacją sprzedaży na fakturę bez dbałości o udokumentowanie zamówienia, odbioru towaru, czy też ustaleń dot. zasad realizowania płatności i prolongaty. Coraz rzadziej też obowiązek kontroli tej dokumentacji spoczywa na pracownikach sprzedaży, a coraz częściej firmy budują działy obsługi transakcji i windykacji w ramach ustalonego procesu order-to-cash, które są odpowiedzialne za obsługę transakcyjną w kwestiach księgowych, finansowych i związanych z obsługą zamówienia, w tym za weryfikację dostarczonej dokumentacji i ustalenie procedur w tym zakresie. Posiadanie odpowiedniej dokumentacji jest kluczowe w momencie, kiedy faktura wymaga windykacji szczególnie na etapie sądowym. Z doświadczeń zarządzających wierzytelnościami zapewnienie udokumentowania transakcji zmniejsza szanse niepowodzenia działań nawet o połowę, ponieważ przyspiesza postępowanie sądowo-egzekucyjne chociażby ze względu na możliwość wyboru trybu nakazowego i przyspieszenia czynności związanych z zabezpieczeniem majątku dłużnika. Do łask wracają zabezpieczenia transakcji tj. umowa kredytu kupieckiego z wekslem na zabezpieczenie, akt notarialny o dobrowolnym poddaniu się egzekucji dotychczas głównie wykorzystywany w umowach najmu powierzchni użytkowych, hipoteka, zastaw – częściej stosowany w transakcjach inwestycyjnych.
Ubezpieczyciele należności i faktorzy coraz częściej oferują pakiety usług związanych z zarządzaniem polityką kredytową jako uzupełnienie podstawowej usługi. Firmy korzystające z usług zewnętrznych tj. ubezpieczenie transakcji handlowych czy też faktoring, które ograniczających ryzyko, cedują na finansującego lub ubezpieczyciela obowiązek monitorowania wiarygodności płatniczej, scoringów dla branży i regionów i na podstawie tych danych wyliczanej zdolności kredytowej.

Poprzez ułożenie efektywnej polityki finansowania odbiorców można w skuteczny sposób ograniczyć ryzyko współpracy z kontrahentem niewypłacalnym. Niestety jest szereg czynników zewnętrznych, które są nie do oszacowania w tak dynamicznie zmieniającej się sytuacji gospodarczej na świecie. Jeśli firma stawia sobie za cel zwiększanie sprzedaży i co za tym zwiększanie ilości klientów najprawdopodobniej nie uniknie sytuacji nieterminowego regulowania faktur przez odbiorców, a opracowanie polityki monitorowania płatności i windykacji należności w taki sposób, by ograniczyć ryzyko strat związanych z niewypłacalnością kontrahentów, będzie konieczne. Najistotniejsze jest ustalenie procedury monitorowania spływu należności w taki sposób, żeby kadry odpowiedzialne za kontakt z klientem reagowały odpowiednio szybko na zachowania kontrahenta i rozpoczynały działania już przed terminem płatności, a następnie elastycznie przechodziły w razie potrzeby do pre-windykacji, windykacji przedsądowej i zabezpieczenia wierzytelności w postępowaniu sądowym.

Podstawowym celem prowadzenia monitoringu płatności faktur i najlepiej widocznym jest oczywiście poprawa płynności. Dobrze przygotowany scenariusz i treści komunikatów pozytywnie motywujące kontrahenta do płatności nie wpływają negatywnie na relacje handlowe, a nawet mogą jej poprawić. W końcu firma stosująca profesjonalny scenariusz monitoringowy jest postrzegana jako dbająca o zasoby i promująca zdrowy styl zarządzania finansami. Pierwszy kontakt z kontrahentem jest podejmowany jeszcze przed wymagalnością faktury przez wysyłkę przypominającego monitu w formie e-mail, sms lub czasem kontaktu telefonicznego. Jeśli to działanie nie zmotywuje klienta, w następnej kolejności są realizowane czynności delikatnej windykacji celem ustalenia spłaty w jak najszybszym terminie. Działanie są realizowane z uszanowaniem relacji handlowej i w taki sposób, by pozytywnie zmotywować klienta do terminowej płatności. W przypadku przekroczenia 7 dni od terminu płatności komunikat powinien być już bardziej stanowczy i mobilizujący do spłaty zobowiązania. Równocześnie kadry order-to-cash odpowiedzialne za monitorowanie płatności powinny dążyć do uzyskania kolejnych zabezpieczeń, i sprawdzać reakcje dłużnika na zastosowanie kolejnych sankcji prawnych.

Brak reakcji na sankcje prawne i nierealizowanie deklarowanych spłat to już czerwona lampka i sygnał do wdrożenia twardej windykacji. Obserwując różne podejścia do polityki zarządzania wierzytelnościami możemy wyróżnić organizacje, które realizują proces w całości korzystając z wewnętrznych zasobów i w większości takie, które częściowo proces outsourcingują, szczególnie na etapie windykacji przedsądowej i prowadzenia spraw w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym. W tym zakresie eksperci rekomendują jak najszybsze wdrożenie windykacji zewnętrznej. Jest to dla dłużnika i tej relacji z wierzycielem kwestia psychologiczna. Jeśli dłużnik traktuje zobowiązanie lekceważąco w negocjacjach z wierzycielem i wykorzystuje relację, to negocjacje nie przynoszą skutków a utrzymywanie otwartej sprawy w obsłudze własnych sił windykacyjnych opóźni podjęcie efektywnych kroków. Kontakt od firmy zewnętrznej w większości przypadków jest traktowany poważniej, a wizja realizacji sankcji jako bardziej prawdopodobna. Zdecydowanie korzystanie z zewnętrznego serwisu wierzytelności od ok. 21-30 dnia przeterminowania zwiększa widocznie skuteczność działań. Również etap sądowy rekomenduje się realizować w obsłudze prawników specjalizujących się w dochodzeniu należności, posiadających doświadczenie procesowe i wiedzę na temat efektywnego wspierania egzekucji komorniczej. Doświadczony prawnik powinien sprawnie decydować o realizacji zabezpieczeń, wspomagać działania związane z oznaczeniem majątku dłużnika i monitorować egzekucję komorniczą.

Przedsiębiorcy nie patrzą optymistycznie w przyszłość. Wg danych przekazanych przez BIG Infomonitor S.A. na podstawie cyklicznego ankietowania przedsiębiorców, wojna w Ukrainie sprawiła, że co ósme przedsiębiorstwo działa w ograniczonym zakresie. A udział firm, którym klienci zalegają z płatnościami o ponad 60 dni, w ciągu kwartału wynosi 30 proc. W warunkach tak dużej zmienności najistotniejsze jest zapewnieni organizacji aktualnych danych i korzystanie z narzędzi usprawniających analizę. Nie ma wątpliwości, że pragmatyczne podejście do zarządzania finansami, wykorzystanie dostępnych metod ograniczenia ryzyka zapewni im przewagę konkurencyjną w branży i tym samym pozwoli utrzymać działalność gospodarczą.

Numer wydania z czerwca: