Jak sprawdzić kontrahenta i zmniejszyć ryzyko windykacyjne?

Miłe złego początki. Pojawia się nowy klient, planujemy długotrwałą współpracę, liczymy przyszłe zyski. Później wystawiamy pierwsze faktury, płatności spływają z opóźnieniem, ale tolerujemy to, żeby utrzymać klienta. Klient nieco więcej zamawia, trochę mniej płaci. Poziom zadłużenia wzrasta, ale ze statystyk wynika, że jeszcze długo większość przedsiębiorców jest gotowa „dawać w kredyt” zanim zablokuje dostawy i zacznie proces windykacyjny. Jak zatem wybrać klienta i ocenić możliwość udostępnienia kredytu kupieckiego zmniejszając przy tym ryzyko współpracy z firmą, którą na to nie stać lub jest nierzetelna?

Brak weryfikacji może nas sporo kosztować. Jeśli firma kupująca od nas towar lub usługę jest już w poważnych problemach finansowych w momencie podejmowania współpracy, szansa odzyskania należności po terminie płatności spada, a jeśli czekamy o wiele dłużej z decyzjami, mogą one okazać się bezskuteczne mimo szeroko zakrojonych czynności windykacyjnych.
Zanim podejmiemy współpracę sprawdźmy podstawowe dane o kontrahencie i tym samym wykluczmy tych najbardziej ryzykownych.
1. Podstawowe dokumenty rejestrowe. Zależnie od formy prawnej kontrahenta w pierwszej kolejności weryfikujemy dokumenty takie jak aktualny wpis do CEIDG lub KRS. Ustalamy czy działalność jest aktywna i czy osoba z którą podpisujemy zlecenie może tego dokonać. Jeśli nie, ustalamy czy posiada pełnomocnictwo. Następnie ważne, żeby sprawdzić jak długo działalność jest prowadzona i czy przeciwko firmie nie są prowadzone postępowania restrukturyzacyjne lub inne określone prawem upadłościowym. W dokumentach znajdziemy również informacje o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej, prowadzonych egzekucjach z należności wobec US, ZUS.
2. Biała lista podatników VAT. Wykaz zawiera informacje o kontrahentach aktywnych jako płatnik VAT i informacje o numerach rachunków bankowych kontrahenta. Co ważne znajdziemy tu również podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT. Wykreślenie może być z inicjatywy kontrahenta lub z urzędu z zgodnie z art. 96 ust. 9 ustawy o VAT. Taka sytuacja może nastąpić, bez konieczności zawiadamiania o tym fakcie, w poszczególnych sytuacjach:
• nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem;
• dane w zgłoszeniu się nieprawdziwe;
• podatnik nie odpowiadają na wezwanie urzędu lub organu kontroli skarbowej;
• może on prowadzić działania związane z wyłudzeniami skarbowymi;
• kontrahent ma zakaz prowadzenia działalności.
W wykazie znajdziemy informacje o podstawie wykreślenia i jeśli takowa jest może to świadczyć o zwiększonym ryzyku współpracy z kontrahentem.
3. Giełdy wierzytelności to platformy, gdzie inne podmioty, firmy windykacyjne lub pierwotni wierzyciele umieszczają informacje o potencjalnych długach na sprzedaż. Nierzadko umieszczenie wierzytelności na giełdzie długów jest wynikiem lub elementem prowadzonych działań windykacyjnych przeciwko kontrahentowi. Wywiadownie gospodarcze fakt wpisu długu na giełdę wierzytelności oceniają, jako mocny punkt do znaczącego obniżenia oceny wiarygodności płatniczej ocenianej firmy. Dane na giełdach są ogólnodostępne, łatwe i szybkie w weryfikacji, a pomagają uniknąć współpracy z firmą, która szuka nowych dostawców, bo z innymi jest już w sporze. Jedną z najbardziej zasobnych w aktualne informacje jest giełda spółki E-wierzyciel udostępniająca informacje na portalu www.gielda-dlugow.net . Informacje na innych giełdach można wygooglować wpisując dane dłużnika i słowo „wierzytelności”.
4. Biura Informacji Gospodarczej są źródłem informacji kredytowej i gospodarczej w Polsce. Gromadzą i udostępniają informacje o tym, jak uczestnicy rynku – osoby fizyczne oraz podmioty gospodarcze, realizują swoje zobowiązania kredytowe i pozakredytowe. Dostęp do danych wymaga podpisania umowy z jednym z BIG, co jest odpłatne. Za pomocą BIG’ów możemy pozyskać informacje od innych użytkowników rynku o bieżących długach wraz z danymi tj. kwota, termin płatności, z jakich dokumentów wynika, czy jest sporna i kto jest wierzycielem. W rejestrach informacje są udostępniane nie tylko przez inne firmy, ale też przez instytucje finansowe.

Warto ustalić w firmie system sprawdzania kontrahentów wg zaangażowania finansowego i wagi ewentualnej straty w przypadku braku spłaty należności. Jeśli nawiązujemy współpracę z klientem, z którym będziemy realizować znaczny obrót i potencjalne straty mogą mocno zaważyć na kondycji finansowej naszej firmy, warto rozważyć zamówienie szerszej weryfikacji w firmie zajmującej się oceną podmiotów gospodarczych. Takie firmy poza ogólnodostępnymi źródłami, mają możliwość sprawdzić kontrahenta we własnych bazach, ocenić dokumenty finansowe, pobrać informacje z wywiadowni gospodarczych i na tej podstawie wydać rekomendację o ewentualnych zabezpieczeniach dla współpracy tj. ubezpieczenie należności, faktoring, czy też zabezpieczenia materialne. Poza weryfikacją przy podejmowaniu współpracy pamiętajmy, żeby cyklicznie sprawdzać naszych klientów i szybko reagować, jeśli pojawiają się negatywne informacje. Czas reakcji na pierwsze symptomy niewypłacalności ma największy wpływ na efekt później prowadzonej windykacji i szybkość uzyskania spłaty.
Dla naszych stałych Klientów mamy specjalną ofertę raportów weryfikacyjnych. Zapraszamy do kontaktu.