Wraz z coraz dynamiczniejszym rozwojem cyfryzacji w administracji publicznej oraz sektorze prywatnym, konieczne staje się wprowadzanie rozwiązań, które umożliwią szybkie, bezpieczne i skuteczne przesyłanie dokumentów. Jednym z takich narzędzi są e-Doręczenia, które mają na celu zastąpienie tradycyjnej korespondencji poleconej i usprawnienie komunikacji pomiędzy obywatelami, firmami i instytucjami publicznymi. Ich głównym celem jest nie tylko eliminacja papierowej dokumentacji, ale również zapewnienie pełnej przejrzystości i bezpieczeństwa w procesie wymiany informacji.

System e-Doręczeń działa w oparciu o unikalne adresy przypisane każdemu użytkownikowi. Adres do e-Doręczeń (ADE) pełni funkcję cyfrowego odpowiednika tradycyjnego adresu korespondencyjnego. Dzięki niemu można nie tylko odbierać, ale i nadawać dokumenty w sposób całkowicie elektroniczny, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej mocy prawnej podjętych czynności. Kluczowym elementem e-Doręczeń jest fakt, że każda przesyłka jest rejestrowana, a jej odbiór potwierdzany. Dzięki temu zarówno nadawca, jak i odbiorca mają pewność, że dokument dotarł na czas i nie zaginął po drodze, co często bywało problemem w tradycyjnej komunikacji pocztowej.

Jakie dokumenty można przesyłać za pomocą e-Doręczeń? 

Zakres dokumentów, które można przesyłać za pośrednictwem e-Doręczeń, obejmuje praktycznie wszystkie oficjalne pisma, które wcześniej były wysyłane w formie listów poleconych. Oznacza to, że zarówno decyzje administracyjne, wezwania, zawiadomienia, jak i umowy czy faktury mogą być przekazywane wyłącznie drogą elektroniczną. To rozwiązanie ma znaczący wpływ na efektywność pracy urzędów oraz firm, eliminując konieczność drukowania, podpisywania i fizycznego wysyłania dokumentów. Co więcej, system pozwala na natychmiastowy dostęp do przesłanych informacji, co znacząco skraca czas załatwiania spraw.

Kto musi korzystać z e-Doręczeń? 

Wprowadzenie e-Doręczeń odbywa się jednak etapami, a obowiązek korzystania z tej formy komunikacji dotyczyć będzie różnych grup podmiotów, w różnych terminach. Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia stały się obligatoryjne m.in. dla organów administracji rządowej i organów władzy publicznej, ZUS-u, KRUS-u, NFZ, jednostek samorządu terytorialnego, osób wykonujących zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego i notariusza.. W tym samym czasie obowiązek ten obejmie również wszystkie nowo rejestrowane podmioty w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Następnie, od 1 kwietnia 2025 roku, system obejmie firmy wpisane do KRS przed 2025 rokiem, a od 1 lipca 2025 roku obowiązek korzystania z e-Doręczeń będą mieli przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, którzy dokonają jakiejkolwiek zmiany we wpisie. Ostatecznie, do 1 października 2026 roku, system obejmie wszystkie firmy i instytucje, a od 1 października 2029 roku sądy, trybunały, komorników, prokuratury i organy ścigania, tym samym kończąc erę tradycyjnej korespondencji w urzędach.

Za realizację usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego odpowiadają zarówno publiczne, jak i prywatne podmioty. Poczta Polska S.A. pełni rolę głównego, publicznego dostawcy usług zaufania, oferując bezpłatną skrzynkę e-Doręczeń dla instytucji państwowych oraz obywateli. Z kolei osoby fizyczne jak i przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług niepublicznych dostawców, którzy oferują bardziej zaawansowane rozwiązania, np. integrację systemu z wewnętrznymi narzędziami zarządzania dokumentacją w firmie. W praktyce oznacza to, że każdy pomiot może dostosować swoje potrzeby do odpowiedniego poziomu usług, wybierając najbardziej optymalne rozwiązanie.

Docelowo wszystkie urzędy będą zobowiązane do wysyłania oficjalnej korespondencji na adresy e-Doręczeń podmiotów, które posiadają aktywowaną skrzynkę. Dzięki temu obywatele i przedsiębiorcy nie będą musieli fizycznie odbierać pism w placówkach pocztowych, ponieważ wszystkie dokumenty będą trafiały bezpośrednio do ich cyfrowych skrzynek odbiorczych. Proces ten zwiększy nie tylko wygodę, ale także szybkość załatwiania spraw, eliminując niepotrzebne opóźnienia wynikające z tradycyjnego doręczania przesyłek.

Jak korzystać z systemu e-Doręczeń? 

Założenie skrzynki do e-Doręczeń jest stosunkowo proste i można to zrobić za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl lub ePUAP. Cała procedura wymaga jedynie zalogowania się przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego, wypełnienia wniosku o utworzenie adresu e-Doręczeń oraz jego elektronicznego podpisania. Po zakończeniu tych kroków użytkownik otrzymuje potwierdzenie aktywacji usługi, a jego adres jest widoczny w systemie, co oznacza, że urzędy mogą kierować do niego oficjalną korespondencję.

Warto podkreślić, że e-Doręczenia mają pełną moc prawną, co oznacza, że dokumenty przesłane w ten sposób są równie skuteczne jak listy polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Odbiorca nie może odmówić odebrania takiej przesyłki, a termin odbioru jest automatycznie rejestrowany w systemie, co ma kluczowe znaczenie w sprawach administracyjnych i sądowych. Po upływie 14 dni od wpłynięcia na adres odbiorcy korespondencji uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzy. Oznacza to, że nikt nie będzie mógł argumentować, że nie otrzymał pisma – system e-Doręczeń eliminuje tego typu niepewność.

Podsumowanie

Korzyści wynikające z wdrożenia e-Doręczeń są potencjalnie ogromne. Po pierwsze, przyspieszają obieg dokumentów, co jest szczególnie istotne w administracji i biznesie, gdzie czas ma kluczowe znaczenie. Po drugie, obniżają koszty wysyłki, eliminując konieczność drukowania dokumentów i ich fizycznego doręczania. Po trzecie, są ekologiczne, ponieważ pozwalają ograniczyć zużycie papieru. Co więcej, system zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, wykorzystując mechanizmy szyfrowania i uwierzytelniania, co oznacza, że dane są chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Wdrożenie systemu e-Doręczeń jest ogromnym krokiem w stronę cyfryzacji. O ile tylko urzędy i podmioty zobowiązane do posiadania skrzynki elektronicznej podołają wprowadzeniu nowych rozwiązań, będzie to duże usprawnienie w obrocie korespondencji urzędowej. Mam nadzieję, że w przyszłości (oby szybszej niż za 5 lat) usprawnienie to, także pojawi się w postępowaniach sądowych. – adw. Agnieszka Kunikowska, Kancelaria Prawna WEC Wójtowicz i Wspólnicy

Dla obywateli i firm, w korespondencji z  instytucjami publicznymi e-Doręczenia są usługą bezpłatną, natomiast dla korespondencji, w której nie będzie uczestniczył podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną  jest to usługa płatna-5,30 zł netto (6,52 zł brutto).

Do 31 grudnia 2025 roku obowiązuje okres przejściowy, przez który podmioty publiczne są zobowiązane do wdrożenia nowych systemów oraz dostosowania organizacji prac urzędników do wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W tym czasie przesyłki mogą być przesyłane do adresatów z wykorzystaniem systemu e-doręczeń, jednak nie muszą. Jeśli jednak jakieś pismo zostanie tą drogą przesłane do urzędu, wywołuje ono skutki tożsame z listem poleconym.